Khi tổng đài Analog không còn phổ biến, các hệ thống tổng đài IP (được xây dựng trên nền tảng điện thoại IP) ngày càng trở nên phổ biến và thông dụng hơn. Để tìm hiểu rõ hơn về tổng đài IP là gì, mời bạn đọc cùng tham khảo tiếp bài viết sau của Vbee AI.
Tổng đài IP là gì?
Phá vỡ định nghĩa IP (Internet Protocol) xử lý việc truyền dữ liệu giữa các máy chủ, với tổng đài IP, các cuộc gọi được thiết lập thông qua kết nối Internet.
Tổng đài IP (hay tổng đài IP PBX) về cơ bản là mạng điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp và hoạt động như một cổng cho các cuộc gọi điện thoại đến và đi của doanh nghiệp. PBX có thể dựa trên cơ sở hoặc có thể được lưu trữ bởi nhà cung cấp VoIP.
Vai trò chính của tổng đài IP là xử lý lưu lượng cuộc gọi đến và đi từ cơ sở kinh doanh, cũng như các cuộc gọi nội bộ trên toàn mạng điện thoại của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Ngoài cho phép người dùng chia sẻ một số đường dây điện thoại và chuyển cuộc gọi giữa những người dùng VoIP (Voice over Internet Protocol), hệ thống tổng đài IP PBX cũng có thể chuyển đổi cuộc gọi giữa người dùng điện thoại truyền thống và người dùng VoIP.
Khác với PBX truyền thống, yêu cầu các mạng riêng biệt cho thoại và dữ liệu, một trong những lợi thế chính của hệ thống điện thoại dựa trên IP là hoạt động bằng cách sử dụng mạng thoại và dữ liệu hội tụ. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp sử dụng giải pháp IP đều có quyền truy cập Internet, cuộc gọi thoại và các kênh liên lạc VoIP khác thông qua một hệ thống duy nhất.
Lợi ích của hệ thống tổng đài IP cho doanh nghiệp
Lợi ích mà hệ thống tổng đài IP mang lại cho doanh nghiệp là rất nhiều, từ nâng cao cuộc gọi đến khả năng kết nối cũng như bảo mật tốt hơn.
Tiết kiệm chi phí: Tổng đài IP loại bỏ nhu cầu về mạng thoại và dữ liệu riêng biệt, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp. Đồng thời cho phép tích hợp thoại, video và dữ liệu, và liên lạc qua một cơ sở hạ tầng mạng duy nhất.
Khả năng mở rộng: Hệ thống IP-PBX có khả năng mở rộng cao, giúp doanh nghiệp dễ dàng thêm hoặc bớt các máy lẻ khi cần. Khả năng mở rộng này đảm bảo rằng hệ thống liên lạc có thể phát triển cùng với tổ chức, đáp ứng nhu cầu thay đổi của tổ chức.
Linh hoạt: IP-PBX mang đến sự linh hoạt về vị trí thực tế của người dùng. Với việc sử dụng tổng đài IP, nhân viên có thể kết nối với hệ thống từ vị trí bất kỳ, miễn là có kết nối Internet. Tính linh hoạt này cho phép làm việc từ xa và cải thiện năng suất tổng thể.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Các hệ thống tổng đài IP được trang bị một loạt các tính năng nâng cao như định tuyến cuộc gọi, thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, trả lời tự động,…. Những tính năng này giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp, dịch vụ khách hàng và trải nghiệm khách hàng tổng thể.
Tích hợp với các hệ thống khác: Cuối cùng, IP-PBX có thể tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như phần mềm CRM, nền tảng email và ứng dụng nhắn tin tức thời. Sự tích hợp này hợp lý hóa quy trình làm việc, tạo điều kiện chia sẻ thông tin và nâng cao năng suất.
So sánh tổng đài IP với tổng đài Analog
Điểm khác biệt lớn nhất giữa tổng đài IP và tổng đài Analog là công nghệ sử dụng để xử lý và định tuyến cuộc gọi.
Trong khi hệ thống tổng đài Analog sử dụng công nghệ thoại truyền thống và đường dây điện thoại riêng biệt để quản lý các cuộc gọi trong một tổ chức hoặc công ty. Điều này có thể gây tốn kém trong quá trình cài đặt và bảo trì, thậm chí có thể yêu cầu nâng cấp phần cứng đáng kể theo thời gian.
Mặt khác, các hệ thống tổng đài IP sử dụng công nghệ IP để quản lý các cuộc gọi qua mạng IP, chẳng hạn như mạng cục bộ (LAN) hoặc Internet và không yêu cầu thiết bị chuyển mạch hoặc cáp riêng vì tổng đài IP sử dụng cơ sở hạ tầng mạng dữ liệu hiện có.
Ngoài ra tổng đài IP có khả năng mở rộng và tiết kiệm chi phí hơn so với các hệ thống tổng đài Analog truyền thống và cung cấp nhiều tính năng tiên tiến hơn.
Các bước thiết lập tổng đài IP
Để thiết lập tổng đài IP, bạn cần chuẩn bị:
- Băng thông rộng
- Bộ chuyển mạch Ethernet
- Thiết bị đầu cuối
- Máy chủ IP PBX
- Bảng điều khiển
Tiếp theo, thực hiện theo các bước dưới đây để thiết lập tổng đài IP:
Bước 1: Sau khi hoàn thành tất cả kết nối với hệ thống IP PBX, thiết lập chế độ mạng là IP Phone, tĩnh động hoặc quay số, thiết lập địa chỉ IP, bạn có thể truy cập trang đăng nhập theo địa chỉ IP của IP Phone thông qua trình duyệt được kết nối và chọn ngôn ngữ phù hợp.
Mỗi IP Phone có địa chỉ mặc định của nhà sản xuất, mật khẩu quản lý và số tài khoản. Nhấn và giữ nút bất kỳ trên điện thoại trong 5 giây, điện thoại sẽ tự động phát địa chỉ IP.
Bước 2: Đăng nhập máy chủ IP PBX và hoàn tất cấu hình IP Phone để đăng ký máy chủ IP PBX.
Nhập trang đăng nhập máy chủ, chọn người quản lý hoặc nhà điều hành loại tài khoản, tên người dùng, mật khẩu và chọn giọng nói giao diện trên trang đăng nhập máy chủ. Đăng nhập vào máy chủ với tư cách quản trị viên và đặt tên người dùng, mật khẩu cho điện thoại IP sẽ được đăng ký.
Bước 3: Thiết lập IP Phone và kết nối với máy chủ IP PBX. Trong phần Basic Settings, bạn có thể chọn chế độ mạng kết nối IP Phone tĩnh, động. Sau khi hoàn thành các cài đặt cơ bản này, IP Phone đã có thể truy cập và có thể kết nối mạng.
Trên thanh menu VoIP, bạn có thể đăng ký IP Phone với máy chủ. Tại đây bạn cần điền các thông tin như: thông số địa chỉ máy chủ, cổng máy chủ, tên người dùng và mật khẩu. Sau khi hoàn tất, bạn có thể làm mới và kiểm tra trạng thái đăng ký.
Bước 4: Đăng nhập máy chủ IP PBX và cấu hình chức năng của IP Phone trong máy chủ.
- Cấu hình nhà điều hành để cung cấp tên người dùng và mật khẩu của nhà điều hành.
- Chỉ định nhóm hội nghị, nhóm và các cấu hình khác cho người dùng chung.
Sau khi hoàn tất các bước trên, kết nối tất cả IP Phone với máy chủ IP PBX, sau đó thiết lập toàn bộ máy chủ IP PBX.
Trên đây là tất cả thông tin về tổng đài IP là gì? Các bước thiết lập tổng đài IP. Hy vọng bài viết trên đây sẽ hữu ích với bạn. Ngoài ra bạn đọc có thể tham khảo thêm một số bài viết đã có để tìm hiểu thêm SLA là gì nhé!
Nguồn tham khảo:
- Simple.jp (tham khảo ngày 21/08/2023), What is IP-PBX (Internet Protocol Private Branch eXchange)? Introducing the evolution of the telephone system. Có tại: https://the-simple.jp/en-what-is-ip-pbx-internet-protocol-private-branch-exchange-introducing-the-evolution-of-the-telephone-system
- Techslang (tham khảo ngày 21/08/2023), What is IP PBX? Có tại: https://www.techslang.com/definition/what-is-ip-pbx/
- Nextiva (tham khảo ngày 21/08/2023), What Is IP PBX? Insider’s Guide to IP Phone Systems & Business VoIP. Có tại: https://www.nextiva.com/blog/what-is-ip-pbx.html
- Koontech (tham khảo ngày 21/08/2023), How to setup ip pbx system. Có tại: https://www.koontech.com/ShowSolution62.html
