Tổng đài tự động đã trở thành một phần không thể thiếu của mô hình kinh doanh hiện đại. Được xây dựng dựa trên công nghệ tiên tiến, tổng đài tự động giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dịch vụ khách hàng, tiết kiệm thời gian và tài nguyên, và tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Cùng Vbee AI tìm hiểu chi tiết hơn về Tổng đài tự động qua bài viết dưới đây nhé!
Tổng đài tự động là gì?
Tổng đài tự động (còn được gọi là Automated Call System/Service trong tiếng Anh) là một giải pháp tổng đài tiên tiến, được tạo ra để tự động thực hiện cuộc gọi. Đây là một công nghệ hiện đại rất hữu ích trong việc giao tiếp với công chúng, có khả năng tự động gọi đến hàng trăm, thậm chí hàng ngàn cuộc gọi, giúp tiết kiệm tối đa nguồn lực và chi phí cho doanh nghiệp.
Tổng đài tự động có tính năng gì đặc biệt?
Một trong những yếu tố hàng đầu mà các doanh nghiệp quan tâm đó chính là tính năng mà tổng đài đó có thể cung cấp để giải quyết được vấn đề của doanh nghiệp họ. Điểm nổi bật của tổng đài tự động so với tổng đài truyền thống có thể được mô tả qua các tính năng sau:
- Dễ dàng tạo kịch bản và nghe thử trước khi triển khai
Vbee AI là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc cung cấp hệ thống Tổng đài tự động AICall và sử dụng công nghệ Text to Speech của AIVoice nên có thể giúp khách hàng tạo kịch bản một cách đơn giản và cho phép họ nghe thử trước khi bắt đầu chiến dịch.
- Báo cáo thông minh và quản lý cuộc gọi
Các phần mềm tổng đài tự động hiện nay cho phép ghi âm và tái nghe cuộc gọi, lưu trữ lịch sử cuộc gọi, và cung cấp báo cáo thống kê thời gian thực, giúp quản lý cuộc gọi và thông tin về khách hàng một cách hiệu quả.
- Thực hiện hàng nghìn cuộc gọi đồng thời
Điều này nghĩa là bạn có thể tương tác với một lượng lớn khách hàng mục tiêu cùng một thời điểm mà không cần phải tuyển thêm một đội ngũ lớn người làm việc trên kênh hỗ trợ.
Hơn nữa, khả năng thực hiện hàng nghìn cuộc gọi đồng thời giúp bạn tối ưu hóa thời gian và năng lực của doanh nghiệp. Điều này cực kỳ quan trọng khi có một lượng lớn khách hàng có thể đổ về cùng một lúc và Tổng đài tự động giúp đáp ứng tốt nhu cầu này cũng như tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn.
- Tính năng chuyển hướng cuộc gọi thông minh bằng phím bấm
Tính năng hướng dẫn chi tiết một cách tự động cho người gọi làm cho việc điều hướng cuộc gọi đến các bộ phận chuyên môn dễ dàng. Hệ thống tổng đài tự động có thể tự động chuyển hướng cuộc gọi dựa trên phản hồi của khách hàng. Điều này tạo ra sự thuận tiện và tối ưu hóa quá trình tương tác với khách hàng.
- Tích hợp nhiều đầu số khác nhau
Tổng đài tự động cho phép doanh nghiệp thiết lập nhiều đầu số khác nhau, bao gồm số 1800, 1900, số cố định và số di động cũng như các đầu số của các nhà mạng như Mobifone, Viettel, Vinaphone, FPT,… giúp mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng và cung cấp nhiều tùy chọn kết nối.
Vì sao Tổng đài tự động là giải pháp hoàn hảo cho quản lý cuộc gọi?
- Xử lý vấn đề nhanh chóng và hiệu quả
Một trong những thách thức lớn mà các tổng đài thường gặp phải là sự quá tải do lượng lớn cuộc gọi từ khách hàng. Khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài tự động, khách hàng có thể dễ dàng tương tác chỉ bằng cách bấm phím, không cần phải chờ đợi sự can thiệp từ lễ tân. Điều quan trọng là quy trình chăm sóc khách hàng vẫn được thực hiện một cách hiệu quả. Điều này đã giúp giảm áp lực đáng kể cho bộ phận tiếp tân.
Trong trường hợp khách hàng phải liên hệ với bộ phận tiếp tân truyền thống, họ thường phải trình bày vấn đề của mình nhiều lần và chờ đợi để được kết nối đến phòng ban cần thiết. Tuy nhiên, với hệ thống tổng đài tự động, mọi vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần tuân theo hướng dẫn và sử dụng các phím chức năng để được kết nối trực tiếp với các phòng ban có thể giúp họ. Điều này mang lại sự thuận tiện và tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
- Chỉ cần đào tạo trợ lý ảo một lần, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian
Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên tại các trung tâm tổng đài truyền thống thường đòi hỏi rất nhiều thời gian và tiền bạc. Thực tế, chi phí để đào tạo một nhân viên tổng đài trung bình có thể lên đến hàng chục triệu đồng. Điều này càng trở nên tốn kém hơn khi cần phải đào tạo lại toàn bộ đội ngũ nhân viên do tăng cường nhân sự hoặc bất kỳ lúc nào có sự ra đi của nhân viên (điều này phổ biến tại các trung tâm chăm sóc khách hàng).
Vì vậy, các nền tảng tự động hóa là một lựa chọn tối ưu trong trường hợp này. Nhờ tích hợp Trí tuệ Nhân tạo (AI), tổng đài chỉ cần đào tạo trợ lý ảo một lần duy nhất. Thay vì phải đào tạo lại đội ngũ nhân viên hoàn toàn, chỉ cần cấu hình lại phần mềm và các trợ lí ảo sẽ tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả.
Hơn nữa, các nền tảng dịch vụ khách hàng giúp giải phóng nhân viên khỏi những công việc hỗ trợ lặp đi lặp lại, giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo, thách thức và hỗ trợ các yêu cầu phức tạp của khách hàng một cách hiệu quả hơn.
- Luôn hoạt động 24/7
Các tổng đài tự động không bị hạn chế bởi thời gian hay các ngày lễ Tết. Điều này đồng nghĩa rằng trung tâm chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng để giải quyết các vấn đề của khách hàng ngay khi chúng xảy ra. Khách hàng có thể nhận được hỗ trợ 24/7 mà không cần phải chờ đợi trong hàng giờ, thậm chí vài ngày. Điều này nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo dựng uy tín và niềm tin trong thương hiệu của doanh nghiệp.
Hơn nữa, trợ lý ảo không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc như con người, và do đó, không có tình trạng buồn vui thất thường ảnh hưởng đến tương tác với khách hàng. Trợ lý ảo hoạt động dựa trên quy tắc logic và dữ liệu, đảm bảo tính khách quan và chất lượng của dịch vụ. Đối với các vấn đề mà trợ lí ảo không thể giải quyết, chúng có thể tự động chuyển cuộc gọi đến nhân viên quản lý để tiếp tục xử lý.
- Cá nhân hóa cho khách hàng
Tổng đài tự động được trang bị bộ lưu trữ thông tin, học máy và Trí tuệ Nhân tạo (AI) để cá nhân hóa dịch vụ khách hàng một cách chính xác suốt quá trình tương tác. Thông tin này được tổng hợp từ các giao dịch và lịch sử cuộc gọi của cá nhân khách hàng. Điều này giúp tạo ra tương tác tự nhiên và nâng cao sự hài lòng của người dùng.
Công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên và học ngôn ngữ cũng giúp giọng đọc của trợ lý ảo trở nên tự nhiên hơn. Vbee AI có hơn 50 ngôn ngữ và 200 giọng đọc nam, giọng nữ, giọng theo các vùng miền, và tổng đài có thể lựa chọn giọng phù hợp nhất dựa trên đối tượng khách hàng và mục đích cuộc gọi để tạo ấn tượng tích cực với khách hàng.
- Khả năng mở rộng kinh doanh
Tổng đài tự động mang đến sức mạnh cho các doanh nghiệp trong việc mở rộng dịch vụ khách hàng với tốc độ nhanh chóng, ngay cả khi có nguồn lực hạn chế. Khi doanh nghiệp giới thiệu một sản phẩm mới, họ có thể triển khai ngay bộ câu hỏi thường gặp, và các trợ lý ảo có khả năng giải quyết hàng ngàn truy vấn của khách hàng mà không cần tương tác của con người. Do đó, trợ lý ảo có khả năng đáp ứng ngay lập tức các yêu cầu của khách hàng mà không bị ràng buộc bởi việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
Tính đến thời điểm hiện tại, nhiều doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ đã bắt đầu sử dụng tổng đài tự động để cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp tiết kiệm chi phí và hữu ích với nhiều tính năng đáng giá.
Các doanh nghiệp có thể tham khảo các dịch vụ mà Vbee AI cung cấp để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả tại đây!
