Sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp là xu thế phù hợp với sự phát triển của thị trường hiện nay. Vậy tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích gì? Cùng Vbee.AI tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì?
Tổng đài trợ lý ảo là hệ thống sử dụng công nghệ VoIP cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi qua nền tảng internet linh động trên nhiều thiết bị khác nhau. Như điện thoại thông minh, laptop hay máy tính…từ bất cứ đâu. Nhờ sở hữu nhiều tính năng ưu việt mà hiện nay, tổng đài ảo đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp, thay thế cho tổng đài truyền thống trong việc chăm sóc khách hàng.
Sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp mang lại lợi ích gi?
Trước những yêu cầu khắt khe trong việc chăm sóc khách hàng, sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích như:
1. Cài đặt dễ dàng với mức chi phí thấp
So với việc sử dụng tổng đài truyền thống mất nhiều chi phí cho việc đầu tư trang thiết bị, đường dây, bảo trì cùng quá trình cài đặt cũng phức tạp và mất nhiều thời gian thì tổng đài ảo lại thuận tiện hơn rất nhiều.
Với tổng đài ảo, không cần đường dây, chỉ cần cài đặt internet, quá trình thiết lập có thể chỉ cần diễn ra trong vài phút. Và doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện cuộc gọi trên bất kỳ thiết bị di động hay máy tính nào. Bên cạnh đó, hệ thống tổng đài này cũng có chi phí cài đặt, vận hành và bảo trì thấp hơn rất nhiều.
2. Dễ dàng mở rộng hệ thống
Việc mở rộng hệ thống máy nhánh, văn phòng, chi nhánh trên tổng đài ảo cho doanh nghiệp được cho là tương đối dễ dàng. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo tới đơn vị cung cấp. Đồng thời trang bị thêm hạ tầng mạng cùng các trang thiết bị nghe gọi là có thể đưa vào vận hành thành công.
3. Đa dạng tính năng hỗ trợ
Không chỉ cho phép thực hiện các cuộc gọi đến và gọi đi cho khách hàng, tổng đài ảo cho doanh nghiệp còn được phát triển thêm nhiều tính năng hữu ích khác. Như quản lý cuộc gọi, hàng đợi cho cuộc gọi, tổng đài trả lời tự động hay báo cáo… giúp tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
4. Dễ dàng tích hợp
Được vận hành trên nền tảng internet nên hệ thống tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp với các dữ liệu trên hệ thống phần mềm giải pháp khác. Ví dụ như phần mềm kế toán, CRM hay phần mềm bán hàng… phục vụ cho quá trình chăm sóc khách hàng.
5. Tiếp nhận 100% cuộc gọi đến từ khách hàng
Khác với tổng đài truyền thống giới hạn cuộc gọi đến hoặc gọi đi cùng lúc khiến cho doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng, thì với hệ thống tổng đài ảo, điều này sẽ không thể xảy ra. Sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc gọi cùng lúc không giới hạn. Từ đó, giúp tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng.
6. Thời gian hoạt động 24/24
Hệ thống tổng đài ảo có khả năng hoạt động liên tục mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài khác. Như thiên tai, lỗi hệ thống mạng, sự cố kỹ thuật hay không có mặt nhân viên có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Với tính năng định tuyến cuộc gọi, các cuộc gọi đến sẽ được phân phối đến người khác để hỗ trợ khách hàng nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Vbee AICall – giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Vbee AICall Cloud là giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp, cho phép các doanh nghiệp tạo ra các cuộc gọi tự động bằng giọng nói nhân tạo tới khách hàng thông qua việc tương tác hệ thống phím bấm thông minh. Từ đó, giúp tự động hóa quá trình chăm sóc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Các dịch vụ cung cấp bởi tổng đài ảo cho doanh nghiệp Vbee AICall Cloud
- Cuộc gọi tự động: Các cuộc gọi ra tự động với nội dung giống nhau được thiết lập bằng công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói.
- Cuộc gọi cá nhân hóa: Các cuộc gọi ra tự động với nội dung khác nhau được tạo bằng công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói tùy vào từng khách hàng cụ thể.
- Mã bảo mật OTP: Các cuộc gọi trả về các mã OTP cho khách hàng.
Những tính năng ưu việt của phần mềm Vbee AICall
- Giọng nói nhân tạo tiếng Việt chất lượng cao, đa dạng giới tính, vùng miền, giàu tính cảm xúc, ngữ điệu tự nhiên.
- Chất lượng & bảo mật theo tiêu chuẩn tài chính & ngân hàng.
- Tích hợp vào các hệ thống CRM, Human Call Center… một cách dễ dàng.
- Dễ dàng nhập danh bạ bằng cách tải tệp lên CSV, Excel hoặc API kết nối data.
- Dễ dàng thiết lập kịch bản cuộc gọi theo từng yêu cầu của tổng đài chăm sóc khách hàng.
- Theo dõi và phân tích tất cả cuộc gọi theo thời gian thực.
Những lợi ích Vbee AICall mang lại cho doanh nghiệp
- Giảm thời gian chờ đợi.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Chăm sóc khách hàng tự động.
- Báo cáo tổng quan dữ liệu cuộc gọi và thời gian gọi chi tiết, đo lường hiệu quả chiến dịch.
- Tăng hiệu suất làm việc.
- Tiết kiệm chi phí vận hành tới 70%.
Trên đây là những chia sẻ về tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Hy vọng doanh nghiệp sẽ sớm lựa chọn được hệ thống tổng đài phù hợp để giúp nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.
Nguồn tham khảo:
- Gosell (30/07/2023), Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì? Lợi ích của tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp, [online] gosell.vn. Có tại: https://www.gosell.vn/blog/tong-dai-ao-cho-doanh-nghiep/
- Worldfone (30/07/2023), Tổng đài ảo là gì? 7 lý do nên chọn giải pháp tổng đài ảo, [online] worldfone.vn. Có tại: https://worldfone.vn/bai-viet/tong-dai-ao-la-gi-7-ly-do-nen-chon-giai-phap-tong-dai-ao.
