Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ là điều được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm khi có nhu cầu lắp đặt hệ thống tổng đài. Vì vậy, trong bài viết dưới đây, Vbee sẽ giúp bạn điểm qua một số điểm khác biệt cơ bản để bạn hiểu rõ hơn về hai hệ thống tổng đài này và đưa ra lựa chọn chính xác.
Tổng đài nội bộ là gì?
Tổng đài nội bộ (Private Branch Exchange – PBX) là thiết bị đầu cuối kết nối các cuộc gọi với nhau và các cuộc gọi diễn ra song song trên các đường dây thuê bao. Hiểu một cách đơn giản thì đây là một mạng điện thoại khác nhau sử dụng trong cùng phạm vi công ty. Ở tổng đài này, người dùng có thể kết nối các chi nhánh liên lạc ở các khu vực. Đồng thời, có thể gọi điện cho nhau trong cùng hệ thống mà không mất phí.
Thế nào là tổng đài ảo?
Tổng đài ảo (VoIP) là dạng tổng đài có thể sử dụng chỉ với một phần cứng tổng đài. Và các doanh nghiệp có thể cài đặt dùng chung một tài nguyên phần cứng tổng đài này. Việc lắp đặt cấu hình và quản lý hệ thống tổng đài được thực hiện dễ dàng thông qua giao diện web.
Bên cạnh đó, việc trang bị hệ thống tổng đài VoIP cũng sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được hệ thống quản lý cũng như nhân sự tổng đài. Nhờ vậy, tiết kiệm tối đa chi phí cho việc lắp đặt và vận hành.
Hiện nay, với tổng đài ảo, không cần nhân viên nhất thiết có mặt tại doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn có thể trả lời cuộc gọi đến từ điện thoại cố định, điện thoại di động, máy tính bảng hay máy tính để bàn… của khách hàng mọi lúc mọi nơi. Đây được xem là một ưu điểm nổi trội nhất của hệ thống tổng đài này.
>>Xem thêm: Sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp mang lại lợi thế gì?
Tìm hiểu sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ
Nắm bắt được sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được những nhận định khách quan chính xác và lựa chọn phù hợp. Và sự khác nhau được thể hiện qua một số tiêu chí sau đây:
Phương thức kết nối
Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ đầu tiên cần nói đến, đó là phương thức kết nối. Nếu như tổng đài nội bộ chỉ có thể thực hiện trên điện thoại được kết nối bằng đường dây điện thoại riêng nhận cuộc gọi đến và gọi đi trong công ty thì tổng đài ảo lại không bị giới hạn như vậy. Tổng đài ảo cho phép thực hiện cuộc gọi linh hoạt trên nhiều thiết bị khác nhau. Như máy tính, điện thoại thông minh hay điện thoại IP nhờ phương thức kết nối được vận hành hoàn toàn trên nền tảng internet.
Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ về tính linh hoạt
Một lần nữa chính sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ về phương thức kết nối đã dẫn đến sự khác nhau về tính linh hoạt trong quá trình sử dụng hai dạng tổng đài nội bộ và tổng đài ảo. Với tổng đài nội bộ, do chỉ đơn thuần sử dụng điện thoại bàn nên việc tư vấn của các nhân viên sẽ luôn phải thực hiện tại doanh nghiệp. Điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp luôn phải có người túc trực thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận cuộc gọi.
Trong khi đó, với tổng đài ảo, do không bị giới hạn về thiết bị nên nhân viên tư vấn của doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc gọi linh hoạt mọi lúc mọi nơi chỉ với một chiếc điện thoại di động, một chiếc laptop, Ipad hay máy tính bàn có kết nối internet.
Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ về cấu hình
Khác với tổng đài nội bộ định hướng cuộc gọi tới những số cụ thể, tổng đài ảo cung cấp nhiều cấu hình hơn để doanh nghiệp lựa chọn và thực hiện định hướng cuộc gọi đến một đầu số hoặc nhiều số theo phân phối. Điều này có được là nhờ việc quản lý hệ thống tổng đài ảo được thực hiện hoàn toàn trên máy tính nên có thể dễ dàng thay đổi, lập trình. Từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng tính linh động và chất lượng cuộc gọi.
Khác nhau về chi phí
Do được thực hiện trên internet 100% nên việc sử dụng tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí lắp đặt, vận hành và chỉ mất một khoản chi phí nhỏ cho việc đăng ký đầu số và cước duy trì. Không giống như tổng đài cố định phải cần đến rất nhiều khoản chi phí cho việc lắp đặt hệ thống, mua thiết bị điện thoại, mua đầu số, bảo dưỡng tổng đài. Hay chi phí thay đổi tính năng, mở rộng hệ thống khi có nhu cầu.
>>Tìm hiểu thêm: Các doanh nghiệp có nên sử dụng tổng đài VoIP không?
Nên lựa chọn tổng đài nội bộ hay tổng đài ảo?
Trước sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ đã được phân tích ở trên, có thể thấy, tổng đài ảo hiện nay được xem là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp bởi nó mang đến nhiều lợi ích như.
Linh hoạt, không tốn kém
So với việc tốn quá nhiều ngân sách cho việc lắp đặt và vận hành tổng đài nội bộ mà chỉ có thể sử dụng cố định, tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí cũng như linh hoạt, chủ động trong việc thực hiện các cuộc gọi tới khách hàng. Đặc biệt không lo giới hạn về thời gian hay vị trí.
Dễ mở rộng hệ thống tổng đài
Để mở rộng số máy lẻ, chi nhánh hay văn phòng cho tổng đài ảo, doanh nghiệp đơn giản chỉ cần thông báo cho nhà cung cấp. Đồng thời trang bị cơ sở hạ tầng mạng và các thiết bị nghe là đã có thể hoàn thành thay vì phải nhờ đến đội ngũ quản lý chuyên dụng hay thuê ngoài như tổng đài nội bộ.
Tích hợp dễ dàng
Được sử dụng hoàn toàn trên nền tảng internet nên tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp dễ dàng tích hợp dữ liệu, thông tin với các phần mềm khác nhau. Như phần mềm kế toán, phần mềm POS hay CRM…
Đa chức năng hỗ trợ
Tổng đài ảo hiện nay được phát triển với nhiều tính năng hữu ích như IVR (trả lời tự động), xếp hàng cuộc gọi, quản lý cuộc gọi… mang đến các trải nghiệm tối ưu cho khách hàng.
Bài viết trên đã giúp bạn điểm qua sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ. Hy vọng qua đó, bạn sẽ đưa ra được đánh giá khách quan và lựa chọn chính xác cho doanh nghiệp của mình.
Nguồn tham khảo:
- Gcalls (ngày truy cập 27/07/2023), Tổng đài nội bộ ảo khác tổng đài ảo điểm nào? [online] gcalls.co. Có tại: https://gcalls.co/tong-dai-noi-bo-ao-khac-tong-dai-ao-diem-nao/#:~:text=c%E1%BB%A9ng%20chuy%E1%BB%83n%20m%E1%BA%A1ch-,S%E1%BB%B1%20kh%C3%A1c%20bi%E1%BB%87t%20gi%E1%BB%AFa%20t%E1%BB%95ng%20%C4%91%C3%A0i%20%E1%BA%A3o%20v%C3%A0%20t%E1%BB%95ng%20%C4%91%C3%A0i,tr%C3%AC%20cho%20m%E1%BA%A1ng%20n%E1%BB%99i%20b%E1%BB%99.
- Callio (ngày truy cập 27/07/2023), Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ [online] callio.vn. Có tại: https://callio.vn/su-khac-nhau-giua-tong-dai-ao-va-tong-dai-noi-bo/
