Khi công nghệ ngày càng phát triển, ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển sang xu hướng ứng dụng Softphone thay vì điện thoại cố định để đảm bảo hệ thống điện thoại doanh nghiệp của họ dễ tiếp cận hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Để hiểu rõ hơn về Softphone là gì? Tính năng và lợi ích của Softphone, bạn đọc cùng Vbee AI tìm hiểu tiếp trong bài viết dưới đây nhé!
Softphone là gì?
Softphone là một ứng dụng VoIP cho phép người dùng truy cập hệ thống điện thoại doanh nghiệp của họ tức thì trên thiết bị bất kỳ (máy tính, laptop, điện thoại và máy tính bảng) và vị trí, địa điểm có hỗ trợ Internet thông qua giao diện điện thoại ảo.
Về cơ bản Softphone giống như một chiếc điện thoại ảo, cho phép người dùng kết nối với những người khác mà không yêu cầu phần cứng vật lý như điện thoại truyền thống hay PBX, và thực hiện cuộc gọi, gửi tin nhắn, cộng tác với những người khác một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Softphone tương thích và hoạt động trên nhiều thiết bị và hệ điều hành khác nhau (macOS, Windows, Android, iOS), có sẵn dưới dạng ứng dụng cho máy tính và thiết bị di động cũng như tiện ích mở rộng cho trình duyệt.
Công nghệ Softphone đã “cách mạng hoá” cách mà mọi người liên lạc với nhau. Giờ đây, việc thực hiện cuộc gọi và gửi tin nhắn trở nên dễ dàng hơn nhiều mà người dùng không cần lo lắng về chi phí và địa điểm.
Lợi ích của Softphone cho doanh nghiệp
Một trong những lợi ích quan trọng nhất mà Softphone mang lại đó là giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí. Bên cạnh đó các doanh nghiệp còn được hưởng một số lợi ích khác từ việc sử dụng Softphone như:
- Có các cuộc trò chuyện thông minh hơn, tận dụng thông tin khách hàng tiềm năng tích hợp sẵn (như nguồn tiếp thị và lịch sử tương tác).
- Định tuyến cuộc gọi có thể tùy chỉnh và chuyển tiếp cuộc gọi.
- Giám sát cuộc gọi trong thời gian thực.
- Ghi âm và phiên âm cuộc gọi.
- Cho phép nhân viên truy cập hệ thống Softphone từ mọi nơi thông qua ứng dụng Softphone.
So sánh Softphone và Hardphone
Ngoài được thiết kế dựa trên các công nghệ khác nhau, Softphone và Hardphone còn khác nhau ở mục đích sử dụng. Trên thực tế, hầu hết doanh nghiệp ngày nay sẽ sử dụng kết hợp Softphone và Hardphone trong toàn bộ tổ chức.
Dưới đây là một số điểm khác nhau giữa Softphone và Hardphone:
Chất lượng cuộc gọi
Cả Softphone và Hardphone đều yêu cầu kết nối Internet để hoạt động, tuy nhiên Hardphone có lợi thế hơn vì đây là thiết bị chuyên dụng xử lý cuộc gọi. Khi công suất tính toán tăng lên, chất lượng cuộc gọi thường không phải là vấn đề. Tuy nhiên, một hệ thống làm việc với nhiều chương trình phần mềm đang chạy có thể ảnh hưởng đến chất lượng.
Độ tin cậy
Do hệ thống được cấp nguồn qua Ethernet nên Hardphone khá tin cậy và thời gian ngừng hoạt động thường có thể được lên kế hoạch sau nhiều giờ. Tuy nhiên việc khởi động lại hệ thống hoặc mất kết nối Internet mà không có sao lưu có thể gây ra sự cố.
Dễ sử dụng
Với những người đã quen thuộc với hệ thống điện thoại truyền thống sẽ cảm thấy Hardphone cực kỳ dễ sử dụng. Mặt khác, với những người đã quen thuộc với các chương trình phần mềm sẽ cảm thấy Softphone dễ sử dụng.
Chi phí
Do yêu cầu phần cứng nên Hardphone có chi phí đắt hơn Softphone. Ngoài ra chi phí cho Softphone có thể thay đổi nhưng có xu hướng thấp hơn do yêu cầu phần cứng hạn chế.
Top 3 phần mềm Softphone tốt nhất hiện nay
1. Vbee AICall – Phần mềm Softphone toàn diện cho doanh nghiệp
Phần mềm Softphone Vbee AICall Cloud là lựa chọn lý tưởng cho hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, Với kho tính năng đa dạng, cung cấp khả năng hỗ trợ khách hàng tốt nhất và khả năng tích hợp với các hệ thống có sẵn để đảm bảo hoạt động ổn định với cơ sở hạ tầng hiện có của doanh nghiệp.
- Không cần phải thu âm: Công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói được tích hợp trong Vbee Smart IVR tạo ra lời thoại hoàn toàn tự động từ văn bản mà không yêu cầu người dùng phải thu âm giống như các phần mềm khác.
- Thông điệp cá nhân hóa: Tính năng nổi bật khác của Vbee Smart IVR là có khả năng tạo ra các thông điệp cá nhân hóa. Theo đó mỗi khách hàng sẽ có một lời thoại riêng biệt, cá nhân hóa không giới hạn như: tên, danh xưng, khoản vay…. Giúp truyền tải chi tiết nội dung.
- Hệ thống bấm phím thông minh: Phím bấm nhiều lớp, nhắc nhở bấm phím sai, không bấm phím giúp tăng tương tác.
- Nhận biết chính xác trạng thái cuộc gọi: Vbee AICall có thể nhận biết chính xác trạng thái cuộc gọi như: ghe máy, bấm phím, bận, VoiceMail, không liên lạc được,….
- Báo cáo trực quan, chi tiết thời gian thực: Thông qua Dashboard, Excel, Google Sheet, API.
2. Phần mềm 8×8
8×8 là phần mềm Softphone lý tưởng cho bộ phận sale. Điều này một phần nhờ vào các tính năng cộng tác tuyệt vời như trình nhắn tin nhóm và trình quản lý tác vụ, cũng như các tính năng đào tạo như ghi âm và giám sát cuộc gọi. Những tính năng này sẽ mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp đang cần nâng cao kỹ năng cho số lượng nhân viên lớn.
3. ZoiPer 5
ZoiPer 5 là phần mềm Softphone phổ biến cho doanh nghiệp, có sẵn trên tất cả các nền tảng và thiết bị phổ biến và được biết đến nhiều nhất với khả năng cung cấp chất lượng âm thanh và video cao, công nghệ nhanh và chức năng mạnh mẽ (với gói Pro).
Như vậy bài viết trên đây Vbee AI vừa giải đáp cho bạn các thông tin Softphone là gì? Sự khác biệt giữa Softphone và Hardphone. Hy vọng bài viết trên đây đã mang đến cho bạn thêm các thông tin hữu ích mới.
Nguồn tham khảo:
- Getweave (tham khảo ngày 16/08/2023), Hardphones Versus Softphones – Everything You Need to Know. Có tại: https://www.getweave.com/hardphones-vs-softphones-everything-you-need-to-know/
- Tech.co (tham khảo ngày 16/08/2023), Best VoIP Softphone Apps For Business. Có tại: https://tech.co/business-phone-systems/best-softphone-apps-for-business
- Datasciencecentral (tham khảo ngày 16/08/2023), What is a Softphone—and Why Do We Use It? Có tại: https://www.datasciencecentral.com/what-is-a-softphone-and-why-do-we-use-it/
