Phần mềm ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích và hoạt động như một cơ sở dữ liệu chung, tập trung mà các bộ phận có thể truy cập theo nhu cầu cụ thể của họ. Bài viết dưới đây Vbee AI sẽ giải đáp rõ hơn cho bạn các thông tin về phần mềm ERP và lợi ích của phần mềm với doanh nghiệp.
Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP là một bộ ứng dụng tích hợp giúp quản lý và tự động hóa các quy trình kinh doanh hàng ngày. Về cơ bản, phần mềm được thiết kế để giúp tập trung và tối ưu hóa hoạt động nhờ khả năng kết nối đồng thời giảm bớt tối đa các đầu việc thủ công.
ERP kết nối mọi khía cạnh của doanh nghiệp và là hết thống cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn thuộc nhiều lĩnh vực. Hệ thống phần mềm ERP cho phép thực hiện và quản lý dự án tốt hơn, lập kế hoạch và ngân sách, dự đoán và báo cáo chính xác về tình hình và quy trình tài chính của tổ chức.
Lợi ích của phần mềm ERP với doanh nghiệp
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp các tổ chức tiết kiệm thời gian và tiền bạc là những lợi ích chính mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc: Các công cụ phần mềm ERP giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, dự báo và vận hành nhanh hơn, từ đó có thể mở rộng và đạt được lợi nhuận.
Tự động hóa các quy trình: Tự động hóa quy trình của doanh nghiệp giúp loại bỏ các quy trình thủ công và kém hiệu quả, từ đó cải thiện hiệu suất và tạo không gian cho sự phát triển và đổi mới.
Hệ thống tập trung: Với hệ thống quản lý (modul) cho tất cả các phòng ban trên một cửa sổ duy nhất, các bộ phận có thể dễ dàng truy cập dữ liệu toàn tổ chức theo thời gian thực. Báo cáo được sắp xếp hợp lý và tất cả mọi người đều có thể truy cập được.
Dữ liệu an toàn, chính xác: Dữ liệu không chỉ được bảo mật trên hệ thống cơ sở dữ liệu và chính xác hơn nhiều so với khi được nhập thủ công mà còn được cập nhật trong thời gian thực. Báo cáo có thể được tạo ngay lập tức, điều này rất hữu ích cho việc lập kế hoạch, dự báo, lập ngân sách và truyền đạt thông tin chuyên sâu cho các bộ phận.
Khả năng truy cập dựa trên đám mây: Hầu hết các hệ thống phần mềm ERP đều được phát triển dựa trên nền tảng đám mây hoặc ít nhất có thêm tùy chọn truy cập trên đám mây để các team, bộ phận có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Phân loại phần mềm ERP
Có 3 loại phần mềm ERP khác nhau mà doanh nghiệp lựa chọn, bao gồm: phần mềm ERP triển khai tại chỗ, phần mềm ERP kết hợp và phần mềm ERP điện toán đám mây (On-cloud).
Mỗi loại phần mềm đều có những ưu, nhược điểm riêng và phù và được thiết kế cho các trường hợp, mục đích sử dụng khác nhau. Trong đó:
ERP triển khai tại chỗ
Đây là hệ thống ERP ra đời sớm nhất, nổi lên vào những năm 1990 khi Internet mới bắt đầu phát triển. Đối với ERP triển khai tại chỗ, doanh nghiệp phải tự bảo trì và triển khai hệ thống thay vì dựa vào các giải pháp trực tuyến.
ERP điện toán đám mây
Lợi ích của các phần mềm ERP điện toán đám mây là khả năng “tập trung” tất cả dữ liệu liên quan của doanh nghiệp và cho phép tất cả nhân viên thuộc doanh nghiệp đó có thể truy cập trực tuyến.
Ngoài ra các hệ thống này cũng được cập nhật liên tục và thường xuyên, thậm chí một số còn được trang bị công nghệ trí tuệ nhân tạo AI và khả năng phân tích nâng cao như mô hình dự đoán.
ERP kết hợp
Phần mềm ERP này là sự kết hợp hoàn hảo giữa phần mềm ERP triển khai tại chỗ và ERP điện toán đám mây. Các doanh nghiệp đã đầu tư đáng kể vào hệ thống tại chỗ hoặc lưu trữ dữ liệu nhạy cảm tại nơi có thể “ghép nối” các hệ thống đó với hệ thống trên đám mây để duy trì lợi ích của hệ thống đám mây được cập nhật.
Ưu nhược điểm của phần mềm ERP
Việc triển khai phần mềm ERP có thể mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp vừa, nhỏ và lớn. Dưới đây là một số ưu điểm của hệ thống ERP:
Hợp lý hóa quy trình: Hệ thống ERP cung cấp một cơ sở dữ liệu duy nhất giúp loại bỏ sự dư thừa dữ liệu và cho phép tự động hóa quy trình hiệu quả. Hệ thống hợp lý hóa các hoạt động, giảm bớt các tác vụ thủ công và cải thiện hiệu quả tổng thể.
Cải thiện hiệu suất: Bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày và cung cấp thông tin theo thời gian thực, hệ thống ERP cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động giá trị gia tăng, giúp cải thiện hiệu suất và tiết kiệm thời gian.
Nâng cao khả năng ra quyết định: Hệ thống ERP cung cấp nhiều thông tin chi tiết theo thời gian thực. Và với dữ liệu chính xác và cập nhật từ nhiều bộ phận khác nhau, các quản lý có thể nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn.
Hợp tác tốt hơn: ERP phá vỡ các rào cản thông tin, thúc đẩy sự hợp tác và liên lạc giữa các phòng ban bằng cách cung cấp một nền tảng chung để chia sẻ thông tin, quy trình công việc và tài liệu.
Tuy nhiên, việc triển khai hệ thống phần mềm ERP cũng đi kèm với những thách thức và hạn chế cụ thể, chẳng hạn như:
Chi phí cao: Việc triển khai phần mềm ERP có thể mất khá nhiều chi phí, bao gồm phí cấp phép, tùy chỉnh, đào tạo và chi phí bảo trì liên tục. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khoản đầu tư tài chính cao như thế này có thể là một rào cản rất lớn.
Phức tạp: Tương tự, quá trình triển khai ERP là một nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị, phân bổ nguồn lực và quản lý thay đổi, do đó có thể mất khá nhiều thời gian.
Phụ thuộc vào độ tin cậy của hệ thống: Doanh nghiệp sẽ trở nên phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống ERP cho các hoạt động cốt lõi của họ. Bất kỳ sự cố kỹ thuật hoặc thời gian ngừng hoạt động nào của hệ thống đều có thể làm gián đoạn quy trình kinh doanh và ảnh hưởng đến hiệu suất.
Như vậy trên đây Vbee AI vừa giải đáp cho bạn các thông tin về phần mềm ERP. Ngoài ra nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào cần giải đáp thêm, đừng quên để lại ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới bài viết nhé.
Nguồn tham khảo:
- qad.com (tham khảo ngày 26/09/2023), A Guide to Enterprise Resource Planning (ERP). Có tại: https://www.qad.com/what-is-erp
- Coursera.org (tham khảo ngày 26/09/2023), What Is Enterprise Resource Planning (ERP)? Có tại: https://www.coursera.org/articles/what-is-erp
- selecthub (tham khảo ngày 26/09/2023), Top ERP System Examples. Có tại: https://www.selecthub.com/enterprise-resource-planning/erp-examples-features-platforms/
