Sự phát triển công nghệ hiện đại đã khiến tổng đài ảo đã trở thành công cụ chăm sóc khách hàng đắc lực của các doanh nghiệp. Mặc dù vậy, vẫn có một số yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP doanh nghiệp cần lưu ý để tránh gặp phải hoặc có giải pháp khắc phục phù hợp.
Các sự cố có thể xảy ra với các cuộc gọi VoIP
Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả, tuy nhiên, do hoạt động trên nền tảng internet nên tổng đài ảo có thể gặp phải một số sự cố về cuộc gọi khi đường truyền không được đảm bảo. Ví dụ như: giọng nói qua điện thoại bị rè, có tiếng vọng, ù, âm thanh truyền bị trễ, âm thanh một chiều hay không thể thực hiện cuộc gọi.
Các vấn đề này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân, yếu tố khác nhau. Và việc tìm hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi tổng đài VoIP này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp.
>>Xem thêm: Các doanh nghiệp có nên sử dụng tổng đài VoIP không?
Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP
Nếu chất lượng tổng đài VoIP gặp phải một trong các vấn đề như đã đề cập ở trên thì đây có thể là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP của bạn:
Yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP – codec âm thanh
Codec là công cụ thực hiện nhiệm vụ mã hóa, nén âm thanh phát ra từ máy tính, điện thoại hoặc laptop rồi vận chuyển đến nguồn nhận và thực hiện giải nén. Chính vì vậy, codec là yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP cần được hết sức quan tâm. Codec có độ nén cao dễ ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh.
Độ trễ mạng và Jitter
Yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP tiếp theo không thể không nói đến độ trễ mạng và Jitter. Trong khi độ trễ mạng thường xảy ra do sự thay đổi điều kiện mạng và chênh lệch về khoảng cách truyền tin thì Jitter lại diễn ra khi tốc độ mạng quá chậm. Từ đó, khiến cho thông tin truyền đi có thể bị sai lệch, ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Thiết bị nghe
Thiết bị nghe hay tai nghe dành cho nhân viên tổng đài cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP trực tiếp. Thay vì đầu tư những tai nghe kém chất lượng với mức chi phí thấp dễ gây ra những tạp âm, những âm thanh rè rè trong cuộc gọi, doanh nghiệp nên tìm hiểu và trang bị những thiết bị nghe phù hợp.
Không cần quá đắt tiền nhưng chúng cần phải tương thích với hệ thống. Và cách tốt nhất trong trường hợp này, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ nhà cung cấp dịch vụ tổng đài để đưa ra lựa chọn chính xác, đảm bảo âm thanh chất lượng cuộc gọi được truyền đi và truyền đến tốt nhất.
Băng thông internet – yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP thường gặp
Như đã nói, các tính năng của tổng đài VoIP hoạt động hoàn toàn trên nền tảng internet, do đó, việc sử dụng băng thông quá hẹp có thể khiến chất lượng cuộc gọi của doanh nghiệp bị giảm đáng kể. Không những vậy còn dễ gây cảm giác khó chịu cho khách hàng. Trong trường hợp này, để tăng hiệu quả việc và tránh gây lãng phí chi phí đầu tư nhưng không thể sử dụng, doanh nghiệp nên cân nhắc đổi gói băng thông phù hợp.
Thiết bị mạng (Router)
Router là thiết bị thực hiện nhiệm vụ chuyển giao dữ liệu nhiều kênh với nhau, đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển dữ liệu trong hệ thống. Nếu khả năng hoạt động của Router kém, không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, chắc chắn là yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP.
Thông thường, khi đầu tư thiết bị router, yếu tố nên được quan tâm nhiều nhất, đó là công nghệ nén và khả năng giảm tiếng vang. Lựa chọn được thiết bị đáp ứng tốt hai yếu tố này, cuộc gọi của doanh nghiệp sẽ thông suốt hơn, chất lượng âm thanh tốt hơn mà không bị làm phiền bởi các tiếng ồn lạ.
Vị trí lắp đặt phần cứng
Một yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP khác mà rất nhiều tổng đài gặp phải, đó là vị trí lắp đặt phần cứng. Nếu khoảng cách lắp đặt các thiết bị quá hẹp hay sử dụng chung đường dây có thể dẫn đến các vấn đề gây ảnh hưởng đến tín hiệu, âm thanh. Ví dụ như nhiễu sóng, tạp âm trong cuộc gọi có thể gây khó chịu cho khách hàng. Do vậy, để khắc phục tình trạng này, khi lắp đặt phần cứng, doanh nghiệp nên cân nhắc khoảng cách đặt thiết bị phù hợp.
Nhà cung cấp dịch vụ
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín là yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP đến 90%. Bởi họ có thể đảm bảo cung cấp cho doanh nghiệp một phần mềm tổng đài ảo chất lượng, phù hợp với nhu cầu sử dụng. Không những vậy, doanh nghiệp còn có thể được hỗ trợ tận tình mỗi khi gặp phải các sự cố hay bảo trì, nâng cấp hệ thống.
Vbee AI là nhà cung cấp giải pháp tổng đài thông minh với giải pháp Vbee AICall Cloud, đã đạt được nhiều giải thường cao quý và trở thành đối tác của nhiều doanh nghiệp báo chí, viễn thông, công nghệ thông tin, thương mại điện tử, ngân hàng…Có thể kể đến như báo Tuổi trẻ, Viettel, TP Bank, Momo…
Vbee AICall Cloud sở hữu đầy đủ tính năng ưu việt của một hệ thống tổng đài ảo. Bao gồm thiết lập cuộc gọi theo kịch bản, gọi lại, báo cáo, phân tích cuộc gọi, tích hợp dễ dàng với hệ thống Human Call Center, CRM…Với Vbee AICall Cloud, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng với mức chi phí thấp.
Như vậy, bài viết trên của Vbee AI đã giúp doanh nghiệp tổng hợp những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP. Hy vọng với những thông tin này, doanh nghiệp có thể cân nhắc và đưa ra lựa chọn sử dụng tổng đài VoIP phù hợp.
Nguồn tham khảo:
- StringeeX (31/07/2023), Các sự cố thường gặp và cách khắc phục chất lượng cuộc gọi của tổng đài, [online] stringeex.com. Có tại: https://stringeex.com/vi/blog/post/chat-luonng-cuoc-goi
- Omicall (31/07/2023), 4 yếu tố về Internet ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi của hệ thống tổng đài nội bộ, [online] omicall.com. Có tại: https://omicall.com/4-yeu-to-ve-internet-anh-huong-den-chat-luong-cuoc-goi-cua-he-thong-tong-dai-noi-bo/
