Với nhiều tính năng ưu việt, tổng đài VoIP ngày càng thu hút sự quan tâm lớn từ các doanh nghiệp. Nếu bạn cũng đang có nhu cầu tìm hiểu về hệ thống tổng đài này, hãy cùng Vbee.AI tìm hiểu chi tiết các vấn đề liên quan trong bài viết dưới đây nhé.
Tổng đài VoIP là gì?
Tổng đài VoIP (tên đầy đủ là Voice over Internet Protocol) hay còn được biết đến phổ biến hơn với cái tên tổng đài IP. Tổng đài này ứng dụng nền tảng IP hoặc nền tảng internet để thực hiện các cuộc gọi ở bất kỳ địa điểm nào mà hoàn toàn không bị giới hạn.
Bên cạnh đó, toàn bộ thông tin dữ liệu thay vì truyền qua mạng viễn thông sẽ được truyền tải qua mạng LAN, WAN, Internet. Đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu chăm sóc khách hàng, nhu cầu phát triển mảng bán hàng online hay doanh nghiệp có quy mô chi nhánh rộng.
Tổng đài VoIP có tính năng gì?
Khác với hệ thống điện thoại truyền thống, tổng đài VoIP được tích hợp nhiều tính năng tân tiến, hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình chăm sóc khách hàng như:
- Gọi tự động.
- Tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc.
- Ghi âm nội dung cuộc gọi.
- Định tuyến cuộc gọi.
- Doanh nghiệp có thể tự thiết lập kịch bản chăm sóc khách hàng phù hợp.
- Chuyển hướng cuộc gọi tới số đích theo kịch bản đã cài đặt trước.
- Tích hợp SMS Marketing sau khi kết thúc cuộc gọi.
- Gắn tag khách hàng sau khi gọi.
>>Xem thêm: Các doanh nghiệp có nên sử dụng tổng đài VoIP không?
Phân loại tổng đài VoIP
Tổng đài VoIP được chia làm 2 loại chính là tổng đài mềm và tổng đài cứng. Trong đó:
- Tổng đài cứng là hệ thống tổng đài có phần mềm được cài đặt sẵn trên thiết bị phần cứng. Tùy vào nhu cầu số lượng người dùng mà mỗi loại tổng đài sẽ được tích hợp các chức năng khác nhau.
- Tổng đài mềm là hệ thống tổng đài được cài đặt sẵn trên các hệ điều hành Window, IOS hay các server, VPS… Tổng đài này có đầy đủ tính năng của tổng đài IP. Đồng thời có ổ cứng lớn, giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ dung lượng dữ liệu lớn phục vụ cho việc quản lý, kiểm soát và báo cáo chất lượng cuộc gọi.
Cài đặt mô hình tổng đài VoIP như thế nào?
Tổng đài VoIP bao gồm tổng đài IP và các thiết bị đầu cuối hoạt động trên Internet, thông qua việc mã hóa giọng nói để tiến hành truyền dữ liệu. Tổng đài VoIP hoạt động đơn giản, dễ quản lý, phù hợp với doanh nghiệp một trụ sở hoặc đa trụ sở.
Tổng đài VoIP một điểm
Đây là dạng tổng đài dành cho doanh nghiệp chỉ có một trụ sở chính. Với tổng đài này, khi lắp đặt, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Lựa chọn tổng đài, đầu số.
- Điện thoại IP.
- Thiết bị đầu cuối.
- Phần mềm Softphone cài trên điện thoại di động hoặc máy tính. Nếu cài đặt trên máy tính cần chuẩn bị cả mic, tai nghe.
Yêu cầu khi lắp đặt hệ thống tổng đài VoIP 1 điểm:
- Mạng Internet kết nối điện thoại bàn IP
- Lắp đặt các thiết bị đầu cuối
- Cấu hình web đủ điều kiện tiến hành đăng ký dịch vụ với nhà cung cấp VoIP.
Tổng đài VoIP đa điểm
Tổng đài VoIP đa điểm là hình thức tổng đài phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoạt động trên toàn quốc. Tổng đài VoIP tương đối dễ mở rộng hệ thống. Khi cài đặt, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị:
- Chọn tổng đài ở trụ sở chính và ở chi nhánh.
- Chọn đầu số tổng đài.
- Thiết bị đầu cuối.
- Điện thoại kết nối mạng.
- Điện thoại IP cho trụ sở chính.
- Phần mềm cài trên thiết bị di động hay máy tính tại các chi nhánh.
Yêu cầu khi lắp đặt hệ thống tổng đài VoIP đa điểm:
- Điện thoại bàn IP kết nối internet tại mỗi chi nhánh.
- Đường kết nối đến bộ định tuyến mỗi chi nhánh.
- Cài đặt thiết bị đầu cuối.
- Thiết bị đầu cuối đã đăng ký về tổng đài của mỗi chi nhánh
- Cài đặt cấu hình trên web để có thể đăng ký dịch vụ với bên cung cấp hệ thống.
Sử dụng tổng đài VoIP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Nhờ tích hợp nhiều tính năng hữu ích, tổng đài VoIP mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích khác nhau như:
Quá trình thiết lập tối giản, nhanh chóng
Khác với tổng đài truyền thống có quá trình lắp đặt phức tạp, mất nhiều thời gian cũng như chi phí đầu tư thiết bị, bảo hành, bảo trì hệ thống, với tổng đài VoIP doanh nghiệp có thể tận dụng nền tảng internet có sẵn. Và chỉ sau 30 phút cài đặt, hệ thống tổng đài đã có thể hoạt động. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa.
Nâng cao hiệu quả quản lý
Sử dụng tổng đài VoIP giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thông tin khách hàng cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên để đưa ra những tiêu chí đánh giá chất lượng chính xác. Nâng cao hiệu quả công việc tốt nhất.
Nâng cao chất lượng cuộc gọi và trải nghiệm khách hàng
Tổng đài VoIP có tỷ lệ tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng lên tới 98%. Không những vậy, khi khách hàng gọi tới, cuộc gọi sẽ được kết nối nhanh, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi. Từ đó, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Đồng thời, tăng khả năng tiếp cận, giữ chân khách hàng, gia tăng trải nghiệm và tăng tỷ lệ chốt sale hiệu quả.
Trên đây là những thông tin tổng hợp về tổng đài VoIP. Hy vọng những thông tin này không chỉ giúp doanh nghiệp tham khảo mà còn là cơ sở để đưa ra lựa chọn hợp lý, giúp tối ưu và nâng cao doanh thu, hiệu suất công việc.
Nguồn tham khảo:
- Indochina Telecom (02/08/2023), Tổng đài VOIP là gì? Doanh nghiệp có lợi gì khi đăng ký tổng đài?, [online] indochinatelecom.vn. Có tại: https://indochinatelecom.vn/tong-dai-voip/
- Omicall (02/08/2023), Tổng đài VoIP là gì? Những điều cần biết về tổng đài VoIP, [online] omicall.com. Có tại: https://omicall.com/tong-dai-voip-la-gi-nhung-dieu-can-biet-ve-tong-dai-voip/
