Tổng đài Call Center đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành và phát triển của các doanh nghiệp hiện nay ở cả thị trường trong nước và quốc tế. Đây được xem là giải pháp hỗ trợ tối ưu doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng.
Thế nào là tổng đài Call Center?
Tổng đài Call Center hiểu đơn giản là tổng đài chăm sóc khách hàng – công cụ hỗ trợ đắc lực của các doanh nghiệp, công ty trong việc bán hàng một cách tốt nhất. Với hình thức này, các nhân viên sẽ đảm nhận nhiệm vụ tiếp nhận các cuộc gọi đến hoặc gọi đi cho khách hàng để tư vấn, giải đáp thắc mắc hay bán hàng, hỗ trợ khách hàng nhanh nhất, kịp thời nhất…
Những lợi ích mà tổng đài Call Center mang lại cho doanh nghiệp
Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, hệ thống Call Center ngày càng được nâng cấp, hoàn thiện nhiều tính năng hữu ích, mang đến cho doanh nghiệp vô số lợi ích như:
Hỗ trợ đắc lực việc chăm sóc khách hàng
Hệ thống Call Center có thể tiếp nhận cùng lúc nhiều cuộc gọi của khách hàng. Đồng thời, cho phép nhân viên có thể xem hồ sơ khách hàng nếu khách hàng đó đã từng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Nhờ đó, không chỉ giúp giải quyết các vấn đề thắc mắc nhanh chóng mà còn giảm thiểu tối đa thời gian làm việc với khách hàng, tạo điều kiện cho khách hàng phải đến tận công ty giải quyết, tìm hiểu. Đồng thời, nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Kiểm soát hiệu quả làm việc của nhân viên sale
Tổng đài Call Center có khả năng ghi và lưu lại tất cả các cuộc gọi chăm sóc khách hàng của nhân viên vào lịch sử cuộc gọi. Điều này sẽ giúp cho các nhà quản lý có thể dễ dàng giám sát, theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên và hỗ trợ giải quyết nhanh nhất khi có sự cố xảy ra với khách hàng.
Tổng đài Call Center hỗ trợ kết nối nội bộ
Sử dụng tổng đài Call Center cho phép các doanh nghiệp có thể mở rộng số máy lẻ cho các văn phòng, chi nhánh. Có thể dễ dàng kết nối nội bộ để liên lạc với nhau một cách nhanh chóng mà không mất nhiều chi phí. Điều đó có nghĩa là tất cả nhân viên làm việc trong văn phòng hoặc chi nhánh đều có thể sử dụng chung một hệ thống tổng đài từ nhiều địa điểm khác nhau.
Tăng tính chuyên nghiệp
Tổng đài Call Center tích hợp nhiều tính năng hữu ích như điều phối cuộc gọi, IVR (trả lời tự động với khách hàng), lưu trữ, báo cáo và quản lý cuộc gọi… Những tính năng này sẽ giúp nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động vận hành của công ty và tăng trải nghiệm khách hàng.
Tăng doanh thu bán
Tổng đài Call Center không chỉ hỗ trợ chăm sóc khách hàng, nâng cao thiện cảm của doanh nghiệp trong lòng khách hàng mà còn được xem là kênh tiếp thị và bán hàng vô cùng hiệu quả với mức chi phí thấp hơn nhiều so với việc thuê mặt bằng cửa hàng. Call Center cho phép nhân viên tư vấn, bán trực tiếp sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng, giữ chân khách hàng tiềm năng, thúc đẩy mua hàng và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ. Từ đó, giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu lợi nhuận một cách hiệu quả.
Hiện nay, Smart Call Center – một hình thức tổng đài cuộc gọi được xem như phiên bản cao cấp hơn Call Center. Hình thức này có nhiều tính năng tiện lợi có tính ứng dụng cao, mang đến trải nghiệm tốt hơn cho doanh nghiệp.
Phương thức hoạt động của tổng đài Call Center
Tổng đài Call Center hoạt động dưới 3 hình thức chính. Đó là Inbound Call (cuộc gọi đến), Outbound Call (cuộc gọi đi) và tích hợp cả hai.
1. Inbound Call
Inbound Call là nơi kết nối, tiếp nhận cuộc gọi của các khách hàng – những người đang có nhu cầu hay vấn đề cần được tư vấn, giải đáp. Và việc giải quyết cuộc gọi đến tốt có thể giúp tăng thiện cảm, mức độ hài lòng và tỷ lệ mua hàng của khách hàng với doanh nghiệp.
2. Outbound Call
Trái ngược với Inbound Call, Outbound Call là các cuộc gọi được thực hiện bởi các nhân viên đến với khách hàng để nhằm nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ như tiếp thị bán hàng, khảo sát khách hàng, thu tiền nợ…Tuy nhiên, cần lưu ý việc thực hiện Outbound Call nên hết sức thận trọng bởi nó có thể gây phiền phức tới khách hàng nếu như họ đang bận hay không tiện nghe máy.
Là giải pháp tối ưu cho các cuộc gọi Outbound Call, Vbee AICall Cloud cho phép doanh nghiệp thực hiện gọi tự động đến khách hàng và tương tác với khách hàng bằng hệ thống phím bấm thông minh. Vbee AICall ứng dụng công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói có cảm xúc và tự nhiên như con người, giúp doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi với nội dung cố định hoặc chuyển đổi nội dung linh hoạt theo từng đối tượng khách hàng.
Hiện nay, với có khả năng thực hiện cuộc gọi không giới hạn trong thời gian ngắn cùng hệ thống bảo mật cao, dễ dàng tích hợp với các phần mềm dữ liệu và đặc biệt có thể đưa ra báo cáo thông kê trực quan các cuộc gọi, Vbee AICall đã trở thành giải pháp tối ưu hỗ trợ doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả, chi phí thấp.
Cuộc gọi kết hợp
Cuộc gọi kết hợp cho phép doanh nghiệp có thể thực hiện đồng thời cuộc gọi đến và cuộc gọi đi. Hình thức cuộc gọi này đảm bảo cho doanh nghiệp vận hành công việc chăm sóc, quản lý khách hàng một cách dễ dàng, hiệu quả. Đảm bảo khách hàng được phục vụ tốt nhất.
Các hình thức của Call Center doanh nghiệp có thể lựa chọn
Sử dụng hệ thống Call Center, tùy vào ngân sách, nhân lực, doanh nghiệp có thể tham khảo và lựa chọn một trong số các hình thức sau:
- Tổng đài nội bộ: Doanh nghiệp tự xây dựng, vận hành các cuộc gọi tới khách hàng.
- Tổng đài thuê ngoài: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp bên ngoài – bên thứ 3 – để họ hỗ trợ tiếp nhận và giải quyết các cuộc gọi.
- Tổng đài nước ngoài: Hình thức tổng đài cho phép doanh nghiệp tiếp nhận các cuộc gọi từ nước ngoài, phù hợp với mục tiêu mở rộng thị trường quốc tế.
- Tổng đài ảo: Hình thức ứng dụng công nghệ đám mây để thực hiện các cuộc gọi ở cả trong nước và quốc tế.
Trên đây là những thông tin về tổng đài Call Center Vbee.ai chia sẻ đến bạn. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn và giúp bạn lựa chọn được hình thức phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Nguồn tham khảo:
- Worldfone (ngày tham khảo 24/07/2023), Tổng đài Call Center là gì? Những điều cần biết về Call Center, [online] worldfone.vn. Có tại: https://worldfone.vn/bai-viet/tong-dai-call-center-la-gi-nhung-dieu-can-biet-ve-call-center.
- Omicall (ngày tham khảo 24/07/2023), Phân loại hệ thống tổng đài Call Center, [online] omicall.com. Có tại: https://omicall.com/he-thong-tong-dai-call-center/
