Tổng đài ảo được coi là công cụ hỗ trợ đắc lực của doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, có một số tiêu chí mua tổng đài ảo doanh nghiệp cần chú ý để lựa chọn được hệ thống tổng đài phù hợp và đảm bảo mang lại hiệu quả hoạt động tốt nhất.
Các tiêu chí mua tổng đài ảo doanh nghiệp cần chú ý
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động tốt nhất, doanh nghiệp cần lưu ý một số tiêu chí mua tổng đài ảo sau:
1. Chất lượng cuộc gọi
Vì tổng đài ảo hỗ trợ chăm sóc khách hàng qua các cuộc gọi nên chất lượng cuộc gọi là tiêu chí mua tổng đài ảo đầu tiên doanh nghiệp cần chú ý. Chất lượng được thể hiện qua các yếu tố như tín hiệu, âm thanh, âm lượng… Đảm bảo được các yếu tố này sẽ giúp gia tăng chất lượng cuộc gọi, trải nghiệm khách hàng và tăng cơ hội xây dựng mối quan hệ với khách hàng cũng như cơ hội bán hàng hiệu quả.
2. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Doanh nghiệp nên lựa chọn các tổng đài ảo có giao diện thân thiện, dễ sử dụng để tạo điều kiện thao tác thuận lợi cho các nhân viên khi làm việc. Giúp họ dễ hiểu, dễ ghi nhớ và sử dụng các tính năng phần mềm. Từ đó, hỗ trợ khách hàng nhanh nhất và nâng cao hiệu quả công việc một cách tốt nhất.
3. Tính linh hoạt
Một tiêu chí mua tổng đài ảo quan trọng khác doanh nghiệp không nên bỏ qua, đó là tính linh hoạt. Tính linh hoạt thể hiện ở việc doanh nghiệp có thể dễ dàng tùy chỉnh các tính năng phù hợp với nhu cầu, mục đích sử dụng, dễ dàng mở rộng quy mô tổng đài khi thêm chi nhánh, thêm đầu số tổng đài. Nhờ đó, không chỉ tiết kiệm tối đa chi phí vận hàng mà còn gia tăng hiệu suất làm việc tối đa.
4. Hệ thống bảo mật thông tin – tiêu chí mua tổng đài ảo quan trọng
Tổng đài ảo là nơi lưu trữ nhiều thông tin liên quan đến khách hàng và doanh nghiệp. Nếu để lộ ra ngoài có thể gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Như gián đoạn hoạt động, mất uy tín với khách hàng, mất lợi thế cạnh tranh với đối thủ trên thị trường… Do vậy, tính bảo mật là tiêu chí mua tổng đài ảo quan trọng doanh nghiệp không nên bỏ qua.
5. Khả năng tích hợp với các phần mềm khác
Để thuận lợi cho việc lưu trữ, quản lý thông tin khách hàng, khi lựa chọn tổng đài ảo, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống tổng đài có khả năng tích hợp với các phần mềm khác. Ví dụ như phần mềm quản lý cuộc gọi, phần mềm quản lý khách hàng… mà doanh nghiệp đang sử dụng. Điều này sẽ giúp nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian khi phải tương tác với khách hàng từ nhiều hệ thống khác nhau.
6. Hỗ trợ quản lý
Tính năng theo dõi, thống kê, báo cáo chi tiết các số liệu liên quan đến cuộc gọi là một trong những tiêu chí mua tổng đài ảo doanh nghiệp nên quan tâm. Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng các cuộc gọi, thời gian gọi hay các cuộc gọi thất bại… để từ đó đánh giá chính xác hiệu quả chăm sóc khách hàng. Đồng thời đưa ra những điều chỉnh cần thiết để nâng cao chất lượng công việc.
Vbee AICall – phần mềm tổng đài ảo hàng đầu cho doanh nghiệp
Vbee AICall Cloud là giải pháp tổng đài ảo được phát triển bởi Công ty cổ phần dịch vụ và giải pháp xử lý dữ liệu Vbee, đối tác của nhiều thương hiệu lớn. Như Momo, Sacombank, Shopee, VNPT… có khả năng đáp ứng mọi tiêu chí mua tổng đài ảo của doanh nghiệp.
Ngoài tính năng chính thực hiện các cuộc gọi tự động đến khách hàng và hỗ trợ tương tác khách hàng bằng hệ thống phím bấm thông minh, Vbee Smart IVR còn được tích hợp nhiều tính năng hữu ích khác như:
- Thiết lập kịch bản gọi ra theo từng yêu cầu cụ thể.
- Tạo nội dung tự động, nhanh chóng nhờ ứng dụng công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói mà không phải thu âm như trước. Kho giọng nói của Vbee
- AICall với hơn 200 giọng đọc và 40 ngôn ngữ khác nhau, có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
- Cho phép doanh nghiệp thiết lập thông số cuộc gọi hay chiến lược gọi để tăng tỷ lệ tiếp cận khách hàng cao nhất.
- Hỗ trợ giám sát, phân tích, báo cáo chi tiết thông tin liên quan đến các cuộc gọi theo thời gian thực.
- Dễ dàng tích hợp với các phẩn mềm dữ liệu khác như CRM hay Human Call Center…
- Bảo mật và SLA đảm bảo theo tiêu chuẩn tài chính, ngân hàng.
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng, tạo điều kiện cho doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các chiến dịch gọi mà không cần sự tham gia của bộ phận kỹ thuật.
Với những tính năng tiêu biểu này, Vbee AICall có thể hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong việc tương tác, chăm sóc khách hàng một cách tự động, chuyên nghiệp. Từ đó, giúp doanh nghiệp tăng trải nghiệm khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi và tăng doanh thu với mức chi phí cắt giảm đến 70% so với chi phí thuê nhân lực.
Trên đây là các tiêu chí mua tổng đài ảo Vbee.AI muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng qua các tiêu chí này, bạn sẽ lựa chọn được hệ thống tổng đài phù hợp với doanh nghiệp.
Nguồn tham khảo:
- Omicall (01/09/2023), 6 tiêu chí khi mua tổng đài ảo các doanh nghiệp tìm kiếm, [online] omicall.com. Có tại: https://omicall.com/mua-tong-dai/#:~:text=T%E1%BB%95ng%20%C4%91%C3%A0i%20%E1%BA%A3o%20c%E1%BA%A7n%20c%C3%B3%20kh%E1%BA%A3%20n%C4%83ng%20t%C3%ADch%20h%E1%BB%A3p%20v%E1%BB%9Bi,c%E1%BB%A7a%20%C4%91%E1%BB%99i%20ng%C5%A9%20nh%C3%A2n%20vi%C3%AAn.
