Bên cạnh các chỉ số hiệu quả công việc, chi phí cuộc gọi Call Center cũng là yếu tố được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Để có thể tiết kiệm hiệu quả nguồn chi phí này, cùng Vbee.ai tìm hiểu rõ hơn về các cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé.
Tìm hiểu về chi phí cuộc gọi Call Center
Chi phí cuộc gọi của tổng đài Call Center được đánh giá qua chỉ số CPC. Chỉ số này được tính bằng tổng mọi chi phí liên quan đến quá trình vận hành tổng đài call center chia tổng số cuộc gọi đã được xử lý trên các kênh hoặc tổng số cuộc gọi cho từng kênh. Như mạng xã hội, chat, điện thoại, email…
Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể đánh giá chi tiết về chi phí hoạt động cho từng kênh. Từ đó có thể đưa ra các giải pháp, các cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center tối ưu mà vẫn đảm bảo được trải nghiệm khách hàng cũng như hiệu quả công việc.
Các cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center cho doanh nghiệp
Có nhiều cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center cho doanh nghiệp, dưới đây là một số cách hiệu quả nhất doanh nghiệp có thể tham khảo áp dụng:
Tăng cường hệ thống tổng đài trả lời tự động
Tăng cường hệ thống tổng đài trả lời tự động IVR là một cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center khá tốt các doanh nghiệp nên cân nhắc. Đặc biệt với doanh nghiệp sử dụng đầu số hotline 1800, cước phí khách hàng gọi đến bị tính hoàn toàn cho doanh nghiệp. Do vậy, khi khách hàng kết nối nhanh hơn đến điện thoại của nhân viên tổng đài, mức chi phí cho cuộc gọi sẽ được giảm đáng kể.
Để tối ưu hoạt động của IVR, doanh nghiệp nên thiết lập các câu chào tự động tới khách hàng. Điều này sẽ giúp nâng cao thiện cảm của khách hàng với doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thiết lập được câu chào phù hợp, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các câu hỏi cơ bản, phổ biến khách hàng thường đặt ra, các phím bấm hướng dẫn để khách hàng lựa chọn, lựa chọn nào nên được ưu tiên lên đầu…
Thiết lập chế độ tự phục vụ – cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center hiệu quả
Một cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center hiệu quả nhất hiện nay dành cho doanh nghiệp, đó là thiết lập chế độ tự phục vụ thay vì cần phải thuê nhân viên. Chế độ tự phục vụ sẽ gồm các câu trả lời tự động giải đáp cho những câu hỏi, những yêu cầu phổ biến, cơ bản của khách hàng. Với cách làm này, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, mà doanh nghiệp còn có thể hỗ trợ khách hàng giải đáp nhanh nhất các thắc mắc, giúp khách hàng giải quyết vấn đề của mình một cách tự động nhanh chóng.
Trong hệ thống Call Center, IVR hiện có thể hỗ trợ hầu hết yêu cầu cơ bản của nhiều khách hàng mà khách hàng không cần phải kết nối tới nhân viên tổng đài. Thêm nữa, IVR có thể hoạt động 24/7, giúp doanh nghiệp vừa nâng cao hiệu suất công việc, vừa giảm chi phí vận hành hiệu quả.
Gọi lại tự động
Công nghệ gọi lại tự động sẽ tiến hành các cuộc gọi lại tự động cho khách hàng trong danh sách chờ trong hệ thống – những khách hàng gọi điện đến cho doanh nghiệp nhưng không thể gặp nhân viên tư vấn do các nhân viên đều bận. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng mà còn là cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center hiệu quả do khách không phải chờ đợi quá lâu, không lo bị mất khách hàng.
Cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center bằng định tuyến cuộc gọi
Sau IVR, định tuyến cuộc gọi cũng là cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center khá tốt cho doanh nghiệp. Ứng dụng định tuyến cuộc gọi thông minh sẽ giúp cuộc gọi của khách hàng được phân phối đến nhân viên tổng đài có chuyên môn, có kinh nghiệm. Từ đó giúp cuộc gọi được giải quyết nhanh chóng, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo khách hàng hài lòng. Nhân viên tư vấn cũng có thể giải quyết được nhiều cuộc gọi khác, giúp nâng cao hiệu suất công việc.
Quản lý hiệu suất làm việc của nhân lực
Không chỉ thực hiện nhiệm vụ gọi đi, gọi đến, tổng đài Call Center còn có tính năng lưu trữ lịch sử cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, thống kê và báo cáo chi tiết về cuộc gọi… Từ đó, giúp doanh nghiệp có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác hiệu suất làm việc của từng nhân viên để đưa ra hướng đào tạo, phát triển nhân lực phù hợp, nâng cao hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng.
Vbee AICall Cloud – Giải pháp gọi tự động bằng giọng nói nhân tạo tối ưu chi phí
Vbee AICall Cloud là giải pháp tổng đài trí tuệ nhân tạo có khả năng thực hiện gọi tự động bằng giọng nói nhân tạo. Các giọng nói này sẽ thực hiện giao tiếp với khách hàng một cách tự nhiên như con người dựa trên các mẫu kịch bản đã được xây dựng sẵn và đưa vào hệ thống thông qua công nghệ chuyển đổi văn bản thành giọng nói.
Với Vbee AICall, doanh nghiệp có thể thực hiện không giới hạn số lượng cuộc gọi đến khách hàng trong khoảng thời gian nhất định, cho năng suất cao gấp nhiều lần so với các nhân viên tổng đài. Không những vậy, phần mềm còn sở hữu giao diện trực quan, dễ sử dụng mà không cần đến sự hỗ trợ của kỹ thuật nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật cao; tích hợp dễ dàng vào các hệ thống khác và tùy biến theo yêu cầu khách hàng.
Hiện nay, sử dụng Vbee AICall, chỉ với vài cú click chuột, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tạo ra các chiến dịch tự động theo kịch bản có sẵn mà không phải thu âm. Các cuộc gọi được cá nhân hóa với từng khách hàng cụ thể và cho phép khách hàng tương tác lại bằng phím bấm thông minh. Đặc biệt, các số liệu về cuộc gọi sẽ được thống kê, báo cáo đầy đủ theo thời gian thực.
Từ đó, tổng đài trợ lý ảo của Vbee AI giúp doanh nghiệp đưa ra các giải pháp tối ưu hoá chiến dịch, tăng cường trải nghiệm khách hàng, tăng hiệu suất làm việc với mức chi phí thấp hơn từ 30% – 70% thông thường. Trở thành một trong những cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center hiệu quả cho doanh nghiệp.
Trên đây là tổng hợp các cách giảm chi phí cuộc gọi Call Center mà Vbee muốn chia sẻ đến doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng, triển khai một cách hiệu quả nhất.
Nguồn tham khảo:
- Bizflycloud (30/07/2023), 5 bí quyết vàng giúp giảm chi phí của một cuộc gọi Call Center, [online] bizflycloud.vn. Có tại: https://bizflycloud.vn/tin-tuc/5-bi-quyet-vang-giup-giam-chi-phi-cua-mot-cuoc-goi-call-center-20210302141431382.htm
- Omicall (30/07/2023), Cách giảm chi phí cước gọi cho doanh nghiệp khi dùng Call Center, [online] omicall.com. Có tại: https://omicall.com/cach-giam-chi-phi-cuoc-goi/
