Mẫu lời chào tổng đài mở đầu mỗi cuộc gọi là bước đầu tiên để doanh nghiệp tạo thiện cảm với khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng các lời chào ấn tượng phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Vbee.ai tham khảo một số mẫu lời chào nhé.
Vai trò quan trọng của lời chào tổng đài
Trong mỗi cuộc gọi tới của khách hàng, lời chào tổng đài như một sự chào đón thân thiện, giúp khách hàng cảm nhận được sự chân thành, tận tình và tạo ấn tượng tốt với họ. Không những vậy, lời chào còn đảm nhận các nhiệm vụ như:
- Cung cấp thông tin giúp người gọi biết được chính xác mình đã gọi đến đúng doanh nghiệp hoặc công ty hay chưa.
- Hướng dẫn khách hàng thao tác để nhận được sự trợ giúp phù hợp, giải quyết nhanh chóng, hiệu quả các vấn đề đang gặp phải.
- Nâng cao hiệu quả tiếp thị sản phẩm, dịch vụ.
Các mẫu lời chào tổng đài dành cho doanh nghiệp
Tùy vào từng tình huống cụ thể, doanh nghiệp sẽ phải xây dựng các mẫu lời chào tổng đài khác nhau. Ví dụ:
Mẫu lời chào tổng đài để điều hướng cuộc gọi
Mẫu 1:
- Chào mừng Quý khách đã gọi đến… (tên công ty, doanh nghiệp). Vui lòng làm theo hướng dẫn để được hỗ trợ nhanh nhất.
- Để nhận thông tin tư vấn về sản phẩm, dịch vụ, vui lòng nhấn phím 1.
- Để giải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, vui lòng nhấn phím 2.
- Cần hỗ trợ các vấn đề khác, vui lòng nhấn phím 3.
- Xin chân thành cảm ơn!
Mẫu 2:
- (Tên công ty)… kính chào Quý khách! Cuộc gọi của Quý khách có cước phí là… đồng/ phút và có thể được ghi lại với mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ. Quý khách vui lòng thực hiện theo hướng dẫn sau để được hỗ trợ nhanh nhất.
- Để nhận thông tin tư vấn về sản phẩm, dịch vụ, vui lòng nhấn phím 1.
- Để giải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, vui lòng nhấn phím 2.
- Cần hỗ trợ các vấn đề khác, vui lòng nhấn phím 3.
- Xin chân thành cảm ơn!
Mẫu 3:
- Cảm ơn Quý khách đã gọi điện tới tổng đài… (số điện thoại tổng đài) của Công ty… (tên công ty). Cuộc gọi của Quý khách có cước phí là… đồng/phút. Quý khách vui lòng đợi trong giây lát để được gặp nhân viên hỗ trợ.
Mẫu lời chào tổng đài trong trường hợp đường dây bận
Trong trường hợp đường dây bận khi có cuộc gọi tới của khách hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các mẫu lời chào tổng đài sau:
- Hiện tại tất cả các tổng đài viên đều đang bận, xin quý khách vui lòng gọi lại sau. Chân thành cảm ơn.
- Hiện tại tất cả các đường dây tổng đài đều đang bận, xin quý khách vui lòng gọi lại sau. Chân thành cảm ơn.
Mẫu lời chào tổng đài cho cuộc gọi ngoài giờ làm việc
Mẫu 1:
Chào mừng Quý khách đã gọi đến… (tên công ty, doanh nghiệp). Thời gian làm việc của chúng tôi bắt đầu từ… giờ… phút đến … giờ… phút hàng ngày từ thứ… đến thứ… Nếu có vấn đề khẩn cấp cần hỗ trợ, vui lòng nhấn phím 9.
Mẫu 2:
Cảm ơn Quý khách đã gọi điện tới tổng đài… (số điện thoại tổng đài) của Công ty… (tên công ty). Tổng đài viên của chúng tôi hiện không thể tiếp nhận cuộc gọi. Quý khách vui lòng liên hệ lại vào khung giờ từ… giờ… phút đến … giờ… phút hàng ngày từ thứ… đến thứ… Để biết thêm thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ, vui lòng truy cập website… Xin chân thành cảm ơn!
Mẫu lời chào tổng đài để thông báo nghỉ lễ
Chào mừng Quý khách đã gọi đến… (tên công ty, doanh nghiệp). Chúng tôi đang trong quá trình nghỉ lễ… từ ngày/ tháng/ năm đến hết ngày/ tháng/ năm. Ngày/ tháng/ năm, chúng tôi trở lại làm việc lại bình thường. Chúc Quý khách có kỳ nghỉ lễ vui vẻ. Xin chân thành cảm ơn!
Lưu ý khi xây dựng mẫu lời chào tổng đài
Để tạo ra kịch bản có hiệu quả, khi xây dựng mẫu lời chào tổng đài, bạn cần lưu ý:
- Không nên đưa ra quá nhiều lựa chọn cho khách hàng ở menu thoại. Điều này sẽ khiến khách hàng khó ghi nhớ, chọn lựa, từ đó khó định hướng cuộc gọi. Bên cạnh đó, bạn nên sắp xếp lựa chọn theo thứ tự quan trọng.
- Sử dụng ngôn ngữ thân thiện, đơn giản, dễ hiểu để gia tăng thiện cảm với khách hàng thay vì đưa ra những thuật ngữ chuyên ngành phức tạp, khó hiểu.
- Thông báo rõ ràng cho khách hàng về thời gian họ cần chờ để được gặp nhân viên tư vấn. Điều này sẽ giúp họ biết và sắp xếp thời gian phù hợp.
- Thiết lập tính năng gọi lại tự động trong trường hợp các máy tổng đài đều đang bận nhằm rút ngắn số lượng cuộc gọi trong hàng đợi, giảm số lượng cuộc gọi bị bỏ qua và gia tăng kết nối với khách hàng.
- Nên thông báo về mức cước phí cuộc gọi cho khách hàng theo đúng quy định của pháp luật trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng tổng đài đầu số 1900.
Trên đây là những chia sẻ về mẫu lời chào tổng đài. Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu này để xây dựng lời chào phù hợp cho các cuộc gọi của mình.
Nguồn tham khảo:
- StringeeX (01/09/2023), Mẫu lời chào tổng đài hay ứng dụng cho mọi doanh nghiệp (song ngữ), [online] stringeex.com. Có tại: https://stringeex.com/vi/blog/post/mau-loi-chao-tong-dai-hay
